Vergabevermerk leicht gemacht – Worauf es bei der Verfahrensdokumentation ankommt (Webinar)

Während bereits die Durchführung eines Vergabeverfahrens den öffentlichen Auftraggeber vor etliche Herausforderungen stellt, müssen daneben – im Besonderen bei geförderten Projekten bzw. bei erhöhtem Nachprüfungsrisiko – zum Teil kleinteilig die Verfahrensschritte dokumentiert werden.

Dokumentationsvorgaben existieren zwar, jedoch gilt wie so oft, dass „der Teufel im Detail“ steckt. Berücksichtigt man weiter die Rechtsprechungsvorgaben in diesem Bereich, bedeutet
die, dass kleinste Dokumentationsfehler erhebliche Rechtsfolgen haben können – diese reichen von der Zurückversetzung bis hin zum Fördermittelverlust.

Das Webinar gibt essenzielle Hilfestellungen zur ordnungsgemäßen und rechtssicheren Dokumentation des Vergabeverfahrens, um exakt diese Risiken zu vermeiden. Neben der Darstellung der praxisrelevantesten Dokumentationsmängel sowie deren Verhinderung, liegt das Augenmerk darin, den Fokus auf die entscheidenden Dokumentationsaspekte zu lenken. Ziel ist es hierbei, den Vergabevermerk gleichzeitig „so schmal wie möglich“, aber auch so „umfangreich wie nötig“ zu gestalten um Fördermittelkürzungen vorzubeugen. Didaktisch sinnvoll erfolgt dies anhand eines Musterverfahrens.

Schulungsprogramm:

1) Einführung

• Die Dokumentationspflichten im Überblick
• Vorgaben des Fördermittelrechts beachten
• Was sagen VgV, UVgO und VOB/A (EU)
• Aktuelle Rechtsprechung zur Dokumentationspflicht

2) Die Dokumentationspflichten im Detail (I)

• Ausnahmen bei der Wahl der Verfahrensart kennen und dokumentieren
• Ablauf des Vergabeverfahrens dokumentieren
• Vorbereitung des Verfahrens, wie der Einsatz vorbefasste Unternehmen etc., dokumentieren
• Formalia der Dokumentation

3) Die Dokumentationspflichten im Detail (II)

• Aufklärungen dokumentieren
• Submission/Eröffnungstermin richtig dokumentieren
• Auswertung der Teilnahmeanträge/Angebote richtig vornehmen und Ermessensspielräume kennen und dokumentieren
• Aufhebungen/Rückversetzungen richtig dokumentieren

Exkurs:

• Welche Besonderheiten bestehen nach dem Grundsatz der Transparenz an die Dokumentation bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes?
• Wie ist mit einer Beanstandung der erfolgten Dokumentation des Vergabeverfahrens von Bietern, Vergabekammern, Gerichten, Fördermittelbehörden umzugehen – welche Risiken bestehen?
• Interne Dokumentationshinweise

Teilnahmegebühr und Anmeldung:

199.- EUR zzgl. USt. je Termin

Anmeldungen müssen vor dem Schulungstag per E-Mail oder Fax zugesendet werden. Email: info@clp-akademie.de, Fax 030 / 54 90 872-99. Sie erhalten eine Bestätigung der Anmeldung nach deren Zugang und Zugangsdaten 2 Tage vor der Veranstaltung unmittelbar. Es gelten die allgemeinen Geschäftsbedingungen der CLP Akademie, abrufbar unter https://clp-akademie.de/wpdata/agb/.

Uhrzeit

9:00 – 13:30 (inkl. 30 Min. Pause)

Dokumente:

• Flyer der Veranstaltung: Vergabevermerk leicht gemacht – Worauf es bei der Verfahrensdokumentation ankommt (Webinar)