Vergabevermerk leicht gemacht – Worauf es bei der Verfahrensdokumentation ankommt

Veranstaltungsdatum: 14.10.2026
Veranstaltungsort:
Als Inhouse-Schulung verfügbar: Ja

Zielgruppe:
Das Online-Schulungsangebot richtet sich insbesondere an Beschäftigte in der öffentlichen Verwaltung sowie Mitarbeiter von Unternehmen, an Einsteiger als auch an Fortgeschrittene, die mit der Beschaffung befasst sind und im Hinblick auf die tägliche Praxis aktuell informiert sein wollen.

Beschreibung:

Wer profitiert?

• Öffentliche Auftraggeber, die mit der Vergabe von Verpflegungsdienstleistungen für Kitas und Schulen befasst sind
• Zentrale Vergabestellen
• Beschaffungs- und Einkaufsstellen
• Prüfstellen
• Kommunale Unternehmen sowie Unter-nehmen, die sich an Vergabeverfahren für Verpflegungsdienstleistungen für Kitas und Schulen beteiligen

Warum lohnt sich die Schulung?

• Die Dokumentation am Verfahren einfach erklärt
• Vergabevermerke fördermittelsicher und rechtssicher anfertigen
• Minimierung von Fehlerquellen durch hilfreiche Tipps für die Optimierung der Vergabevermerke

Was lernen Sie?

• A-Z der Dokumentation
• Dokumentation am Verfahren
• Praktische Auswirkungen der Rechtsprechung
• Praxisrelevante Beispiele und Praxistipps

Schulungsprogramm

1. Wichtige Grundlagen
   • Dokumentationspflichten im Überblick
   • Vorgaben des Fördermittelrechts beachten
   • Was sagen VgV, UVgO und VOB/A (EU)
   • Aktuelle Rechtsprechung zur   Dokumentationspflicht
2. Dokumentationspflichten im Detail
   • Ausnahmen bei der Wahl der Verfahrensart kennen, und dokumentieren
   • Ablauf des Vergabeverfahrens dokumentieren
   • Vorbereitung des Verfahrens, wie der Einsatz vorbefasste Unternehmen etc., dokumentieren
   • Formalien der Dokumentation
   • Aufklärungen dokumentieren
   • Submission/Eröffnungstermin richtig dokumentieren
   • Teilnahmeanträge/Angebote richtig auswerten
   • Ermessensspielräume kennen und dokumentieren
   • Aufhebungen/Rückversetzungen richtig dokumentieren
3. Exkurs
   • Welche Besonderheiten bestehen nach dem Grundsatz der Transparenz an die Dokumentation bei der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes?
   • Wie ist mit einer Beanstandung der erfolgten Dokumentation des Vergabeverfahrens von Bietern, Vergabekammern, Gerichten, Fördermittelbehörden umzugehen – welche Risiken bestehen?
   • Interne Dokumentationshinweise

Dokumente und Formulare:

• Flyer der Veranstaltung und Anmeldeformular: Vergabevermerk leicht gemacht – Worauf es bei der Verfahrensdokumentation ankommt